1. Обследование бизнес-процессов предприятия, анализ результатов обследования, разработка системного проекта.

Результатом деятельности на первом этапе является Системный проект.

В системном проекте документируются требования к будущей системе, которые определяют что и как будет делать система.

Системный проект не привязан к конкретному программному продукту и, являясь самостоятельным документом, может выступать основой как для развития существующей на предприятии системы, так и для разработки или внедрения новой системы, в том числе и с привлечением сторонних специалистов.

Системный проект формируется как результат совместной деятельности руководства и специалистов предприятия и системных аналитиков.

Системный проект воплощает в себе видение будущей системы руководством, оптимизированное с помощью специалистов в области структурного анализа.

Ввиду того, что системный проект определяет фундаментальные свойства системы, качество его реализации во многом определяет качество будущей информационной системы.

Существуют разные подходы к проведению первого этапа. Причем, не редко встречаются две крайности, такие как:

• реорганизация структуры предприятия под конкретную реализацию заранее выбранной системы без проведения обследования и анализа
• детальное обследование предприятия без анализа и оптимизации структуры с построением системы, автоматизирующей текущее, не оптимальное состояние

Очевидно, подобные подходы не могут устроить руководство предприятия, желающее получить возможность не только "увидеть", но и скорректировать будущую систему еще на этапе проектирования до того как на ее реализацию будут потрачены немалые средства.

Специалисты ЛадаСофт предполагают проведение следующих работ в рамках этого этапа:

Проведение обследования деятельности предприятия:

• определение организационной, штатной и топологической структур предприятия;

• определение перечня целевых задач (функций) предприятия;
• анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;
• определение перечня документов и схемы их движения;
• выявление особенностей финансовых и материальных потоков;
• анализ предложений сотрудников по совершенствованию бизнес-процессов предприятия, а также результатов ранее проводимых обследований;
• определение перечня и функций применяемых на предприятии средств автоматизации.

Длительность обследования составляет 2-4 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающий внешние объекты, связи с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия.

• Анализ текущего состояния предприятия и формирование предложений по реорганизации.

  На данном этапе осуществляется построение текущей модели предприятия на момент обследования и перспективной модели, как результата анализа текущего состояния и предложений консультантов, руководства и сотрудников предприятия. Текущая модель предприятия позволяет понять, что делает и как функционирует предприятие с позиций аналитика, позволяет выявить дублирование функций, узкие места, сформулировать предложения по улучшению ситуации.

  Перспективных моделей предприятия может быть построено несколько. Различные модели могут быть ориентированы на переход от текущей модели разными способами:

  • Эволюционное совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. Критериями оценки выступают стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач, степень загруженности сотрудников (мягкая реорганизация).
  • Радикальное изменение технологий и фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов (жесткая реорганизация).

  К преимуществам жесткой реорганизации относятся: возможность достижения коренных улучшений основных показателей деятельности предприятия за счет построения оптимальной структуры и системы управления предприятием. Слабыми местами жесткой реорганизации являются максимальное противоборство внедрению информационной системы со стороны сотрудников предприятия, необходимость переквалифицирования и переобучения кадров предприятия и решения социальных вопросов в отношении высвобождающихся сотрудников.

  Мягкая реорганизация позволяет сохранить благоприятную обстановку в коллективе и ослабить социальную напряженность за счет естественного выбывания высвобождаемых кадров. Плюсом мягкой реорганизации является минимальный риск нарушения управляемости предприятия при активном воздействии реорганизационных факторов. Кроме того, мягкая реорганизация позволяет наиболее эффективно использовать накопленный предприятием багаж программных разработок и технологий.

  Построенные модели будущей системы, представленные в доступном для понимания схематическом виде, позволяют участвовать в их анализе руководству и всем заинтересованным специалистам предприятия. Указанные модели выполняются в формате, определенном рекомендациями Госстандарта России, являются составляющим элементом системного проекта.

• Разработка системного проекта.

  Системный проект, как пакет материалов, документирующих требования к будущей системе и ее свойства, содержит следующие сведения:

  • перечень функций, реализуемых системой и их распределение между элементами системы;
  • состав людей и работ, имеющих отношение к системе;
  • распределение функций между человеком и системой и их взаимодействие;
  • топологию размещения элементов системы;
  • структуру и потоки информации и документов, участвующих в системе, процедуры документооборота;
  • предложения по оптимизации организационной структуры предприятия, в соответствии с проектируемой системой;
  • полномочия участников системы;
  • имеющиеся в наличии у предприятия людские, технические ресурсы, программные разработки, используемые предприятием в настоящее время.

  Системный проект является отчетным документом по результатам работы консультантов по вопросам организации управления и системных аналитиков.